Content Marketing แบ่งเวลา ทำงานยังไง? การบริหารจัดการเวลาในการทำงาน ไม่ใช่เรื่องที่ควร แต่เป็นเรื่องที่ต้องทำ! เพราะอย่างที่รู้กันดีว่า ถ้าพลาดนิดเดียวนั่นคือการเสียทั้งเงิน เวลา และความไว้เนื้อเชื่อใจของลูกค้าด้วย และช่วงนี้ตัวผมเองก็ค่อนข้างมีงานเข้ามาแบบไม่ขาดสาย ก็มีการปรับเปลี่ยนการแบ่งเวลาทำงานพอสมควร เลยอยากหยิบยกหัวข้อนี้มาเป็นไอเดียให้กับทุกคนกัน
Content Marketing แบ่งเวลา ทำงานแบบไหน ในช่วงงานล้น
ต้อง “แบ่งเวลาทำงาน” ให้กับอะไรบ้าง?
ขอเล่าแบคกราวด์สั้นๆ เพื่อให้เข้าใจตรงกันก่อน คือ ผมทำงานประจำ 5 วัน / สัปดาห์ ตั้งแต่ 9 โมง ถึง 6 โมงเย็น ในบริษัทที่เรียกงานว่างานหนักมากๆ และยิ่งทำในส่วนที่เป็น CRM ด้วยยิ่งมีความวุ่นวายหลายอย่างเกิดขึ้นทุกๆ เดือน และรับงานฟรีแลนซ์ในสาย Content Marketing ถ้าให้นับจำนวนโปรเจกต์ตอนนี้อยู่ที่ 8 – 10 โปรเจกต์ต่อเดือน (แอบตกใจเหมือนกันตอนนับจำนวนงาน) ที่นี้ในส่วนต่างๆ ที่ต้องจัดการเวลาให้ก็มีดังนี้
- การทำงานประจำ
ซึ่งเป็นระยะเวลาที่ค่อนข้างตายตัวอยู่แล้ว 8-9 ชั่วโมง/ วัน เป็นช่วงเวลาที่ Fix ไว้และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
- การทำงานนอก/ รับฟรีแลนซ์
ตรงนี้ต้องพิจารณาจากเวลาที่ว่างจริงๆ ว่ามีกี่ชั่วโมงต่อวัน และต้องกำหนดอย่างแน่ชัด ไม่ใช่หลวมๆ ให้รู้ว่าเรามีขอบเขตเวลารับงานแค่นี้ เพื่อช่วยประเมินจำนวนงาน หรือสโคปงานที่สามารถรับได้
- เวลาพักผ่อน
อย่าคิดว่าว่างเมื่อไหร่ค่อยพัก เพราะมันไม่จริง เมื่อก่อนเคยลองทำแล้วคือรับงานมาก่อน แล้วค่อยหาเวลาพักผ่อน นอนเยอะๆ ไปเที่ยว แต่พอถึงเวลาจริงเราจะไม่ให้ความสำคัญกับการพักผ่อนเลย ซึ่งมันมีข้อเสียตามมาด้วยคือสุขภาพที่แย่ลง และทำให้ทำงานต่อได้ไม่เต็มที่ เพราะไม่ได้พักไปรีเฟรชตัวเองเลย
- เวลาอื่นๆ
เช่น เวลาเดินทางไป-กลับ เวลาทานข้าว ทำกับข้าว ให้อาหารแมว
นี่คือสิ่งที่ผมต้องแบ่งเวลาให้หลักๆ ซึ่งแต่ละคนก็อาจมีอย่างอื่นเพิ่มเติมหรือลดลงตามเงื่อนไขชีวิต ทีนี้เราไปดูกันว่า ในเงื่อนไขของผม ต้องแบ่งเวลาทำงาน Content Marketing ยังไง
3 ขั้นตอนแบ่งเวลา ทำงาน Content Marketing
- แบ่งประเภทงานตามลำดับความสำคัญ และยากง่ายก่อน
ในส่วนนี้มันจะค่อนข้างปนๆ กันระหว่างงานประจำและงานฟรีแลนซ์ เพราะด้วยงานประจำไม่ได้มีลักษณะเป็น Routine มันก็มีกรอบเวลาของมันอยู่ แต่โดยมากงานประจำก็ทำในเวลา Office Hours ทีนี้มาถึงงานฟรีแลนซ์ ก็คือ ผมจะแยกประเภทออกจากกันก่อนด้วยวิธีจัดสรรการทำงานที่น่าจะเคยเห็นกันมาบ้างที่ชื่อ Eisenhower Matrix แต่ผมเอามาปรับใช้กับตัวเองเล็กน้อย จาก สำคัญ-ไม่สำคัญ, เร่งด่วน-ไม่เร่งด่วน มาเป็น ยาก-ง่าย, เร่ง-ไม่เร่ง (เพราะสำหรับผมงานที่ยากและรีบคืองานที่ต้องทำก่อน)
แล้วใช้ลำดับนี้ในการเรียงความสำคัญคือ
- ยากและเร่ง
- ยากแต่ไม่เร่ง
- ไม่ยากแต่เร่ง
- ไม่ยากและไม่เร่ง
- ประเมินเวลาในการใช้ทำงานแต่ละโปรเจกต์
ตามที่บอกไปก่อนหน้าว่า เราควรจะต้องมีกรอบเวลาในการทำงานที่ชัดเจน ว่าต่อวันได้กี่ชั่วโมง แล้วทีนี้เราก็มาประเมินกันต่อว่า แล้วในแต่ละโปรเจกต์ แต่ละชิ้นงาน ต้องการเวลาในการทำงานเท่าไหร่
ตัวอย่างเช่น
เงื่อนไขด้านเวลา: โดยปกติผมจะต้องทำงานประจำตั้งแต่ 9 โมง – 6 โมงเย็น และใช้เวลาเดินทางกลับบ้าน 2 ชั่วโมง (ออฟฟิศอยู่รัชดา) มีเวลาในการทำงานฟรีแลนซ์ตั้งแต่ 2 ทุ่ม – 5 ทุ่ม รวม 3 ชั่วโมง/ วัน
จำนวนชิ้นงานที่ต้องทำ: 10 โปรเจกต์ ซึ่งคาดว่าใช้เวลาประมาณ 6 ชั่วโมง / 1 โปรเจกต์
เท่ากับต้องใช้เวลา 60 ชั่วโมงในการทำงาน
ประเมินแล้วว่า ต้องใช้จำนวนวันทำงาน 20 วัน (วันละ 3 ชั่วโมง) ในการทำงานฟรีแลนซ์
*เวลานี้ผมไม่นำวันเสาร์อาทิตย์มาคำนวณรวมด้วย เพราะเป็นวันพักผ่อน แต่ในความเป็นจริงผมจะแบ่งมาลงเวลาทำงานในวันหยุดเล็กน้อย เพื่อให้ไม่่รู้สึกกดดันเกินไป ซึ่งทุกคนสามารถปรับเปลี่ยนตามเงื่อนไขเวลาของตัวเองได้เลย
- จัดงานลงตารางเวลา
หลังจากประเมินเวลาที่ใช้ได้แล้ว ค่อยเซ็ตลงไปในตารางเวลาของเรา และเพื่อให้การทำงานมันมีประสิทธิภาพขึ้น ผมแนะนำว่าควรใช้เครื่องมือต่างๆ มาช่วย เช่น Google Calendar, Notion, Trello หรือทำตาราง Google Sheet ก็ได้ เพื่อให้เรารู้ตัวว่าเวลาไหนควรทำงานโปรเจกต์ไหน
เทคนิคเสริมช่วยจัดการเวลาในการทำงาน Content Marketing แบ่งเวลา
ใช้ AI Tool ช่วย
หัวข้อนี้เป็นอีกหนึ่งเรื่องที่อยากจะนำมาพูดด้วยเหมือนกัน คือการใช้ AI Tool ในการช่วยทำงาน ในยุคนี้มันปฏิเสธไม่ได้แล้วจริงๆ ว่า AI คือ Tool ที่ช่วยให้ Quality of Life ของคนทำงานดีขึ้นได้ (แต่ก็ต้องใช้ให้ถูกวิธี) ส่วนตัวผมเอง จะใช้ AI บางตัวในการช่วยตั้งแต่ หาข้อมูล, ทำไกด์คอนเทนต์ เสริม Topic ของงานหรือมุมมองที่อาจจะมองข้ามไป, ตรวจคำผิด หรือเขียนอีเมลส่งลูกค้า พอใช้คล่องมือแล้วก็เหมือนช่วยประหยัดเวลาไปได้เยอะพอสมควร
ทำงานประเภทเดียวกันในเวลาเดียวกัน
ข้อนี้สำหรับผมถือว่าแนะนำอย่างยิ่ง ถ้าต้องทำงานที่มีรูปแบบต่างกันหลายๆ แบบ หรือหัวข้อของเนื้องานคล้ายๆ กัน แนะนำว่าให้จัดสรรให้มาทำในช่วงเวลาเดียวกัน เพราะเวลาที่เรารีเสิร์ชข้อมูล หรือลงมือเขียนลงมือทำ มันจะง่ายกว่าการข้ามไปข้ามมา เช่น เขียนบทความเรื่องสกินแคร์อยู่ แล้วข้ามไปเขียนเรื่องรถยนต์ ค่อยกลับมาเขียนเรื่องสกินแคร์อีกรอบ (ซึ่งมันก็แล้วแต่ความสะดวก) แต่สำหรับผม โฟกัสทีละเรื่อง ทีละประเภทงาน มันง่ายกว่าและใช้เวลาน้อยกว่า
ลองชาเลนจ์ตัวเองด้วยการทำงานให้เร็วขึ้น
เทคนิคนี้ไม่ง่ายแต่ก็ไม่เสียหายที่จะลอง อย่างเช่นจากที่กำหนดไว้ว่าโปรเจกต์นี้มีเวลาทำ 8 ชั่วโมง ก็ลองชาเลนจ์ตัวเองสักหน่อยให้เหลือซัก 7ชั่วโมงหรือน้อยกว่านั้น อย่างน้อยถ้าไม่ได้ งานก็ยังเสร็จตามเวลา แต่ถ้าทำได้แล้วมีเวลาเหลือเยอะขึ้น ก็เท่ากับมีเวลาว่างเพิ่มขึ้นมาอีก (ผมเองก็พยายามอยู่ ฮ่าๆ)
หาคนช่วยทำ
ถ้าถึงที่สุดแล้ว ประเมินออกมาแล้วว่าไม่สามารถแบ่งเวลาทำงาน Content Marketing หลายๆ โปรเจกต์พร้อมกันได้จริงๆ แต่ดันรับงานมาแล้ว ควรหาคนมาช่วยทำ ไม่ว่าจะเฉพาะกิจหรือประจำก็ตาม และควรแจ้งลูกค้าด้วยว่า มีคนเข้ามาช่วยทำในโปรเจกต์ เพื่อให้ลูกค้าทราบสถานการณ์การทำงานของเรา
สรุป ทำงาน Content Marketing แบ่งเวลา ให้ชัดเจนหรือไม่
ถึงแม้จะอธิบายมาแบบมีหลักการ แต่ในความเป็นจริงมันก็มีปัจจัยอื่นๆ มาแทรกบ้าง เช่น ป่วย, ไปธุระ หรือความล่าช้าจากลูกค้าเองก็เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ แต่การพยายามจัดสรร แบ่งเวลาทำงานให้เป็นสัดส่วนก็ยังเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญอยู่ดี เพราะเวลาเป็นสิ่งที่มีมูลค่าแล้วก็หาซื้อเพิ่มไม่ได้ (ถึงจะอยากซื้อเพิ่มก็เถอะ T_T) ถ้าบริหารให้ดี ก็ลดต้นทุนเวลาลงไปได้ และเพิ่มโอกาสในการไปหาทำสิ่งอื่นๆ
ติดต่อ Digital Break Time เพื่อรับบริการ Digital Marketing จากเรา
ติดตามเรื่องราว Digital Marketing จาก Digital Break Time ได้ที่
Facebook, X, Line Official Account, Instagram, Spotify, YouTube, Apple Podcast
